Quels documents administratifs conserver ?

Vous n’aimez pas l’administration ? Moi non plus ! 🙂 Chaque année, mes clients me demandent quels documents administratifs il est utile de conserver. C’est pourquoi je vous propose ici quelques clefs pour passer le moins de temps possible sur votre administration tout en restant efficace.

Par peur de détruire « LE » document, nous sommes effectivement nombreux à conserver tous les papiers reçus, allant jusqu’à les archiver par année.

Cette méthode, qui nécessite sans doute de la rigueur, permet, entre l’entrée dans la vie active et l’âge de la retraite, de cumuler 40 classeurs fédéraux (le fameux classeur archive) à raison d’un par an.

Notez qu’un classeur plein pèse environ 3.5 Kg. Ainsi, en 40 ans de vie active, nous accumulerions 140 Kg de papiers ! Et Selon les archivistes, il faut compter pour stocker ces 40 classeurs, 2.80 mètres linéaires (mesure officielle des archivistes) !

Savoir quoi conserver et quoi détruire n’est effectivement pas évident. Est-il utile de conserver autant de documents ? Je vous propose de vous exposer ma méthode qui pourrait vous être utile pour faire une diète de papier.

Trier à l’entrée

Globalement, je jette et recycle 😉 95% des courriers reçus à la maison. Une fois reçu, un document n’a que trois destinations possibles :

  • Prise de connaissance puis poubelle,
  • Prise de connaissance puis retour à l’expéditeur,
  • Prise de connaissance et archivage.

Tout comme les emails, je me désabonne systématiquement de tout ce qui ne m’est pas utile.

Le tri des documents à conserver

Un seul classeur m’est utile pour stocker les documents les plus importants.

Ce classeur est divisé grâce à des intercalaires mentionnant les principales catégories administratives.

Pour résumer, il serait préférable de conserver :

  • La prévoyance sociale regroupant :
    • Votre carte AVS,
    • Votre dernier certificat de la caisse de pension (2e pilier). Vous pouvez jeter les anciens. Si vous changez d’employeur, vérifiez que vos avoirs aient bien été transférés dans votre nouvelle caisse puis jetez l’historique,
    • Le dernier extrait de votre compte ou police de libre passage (si vous en avez un).
  • La prévoyance privée :
    • Vos polices d’assurances vie originale (3e pilier A et B),
    • Le dernier extrait de votre compte ou dépôt bancaire de 3e pilier A.
  • Vos polices d’assurances santé LAMal et complémentaires.
  • Vos polices d’assurances « choses » (RC, voiture, maison, protection juridique etc.).
  • Vos documents d’ouverture de compte bancaire et les accès e-banking (je jette TOUS les relevés bancaires hormis l’attestation fiscale du 31.12).
  • Votre bail à loyer ou votre contrat hypothécaire en cours.
  • Votre testament et/ou votre contrat de mariage.
  • J’ajoute les copies des pièces d’identité des membres de la famille, le livret de famille, le budget, les contacts importants, un récapitulatif des comptes bancaires et quelques contrats ou documents importants.

Notez que vous devriez idéalement conserver les conditions générales de vos polices d’assurances qui font légalement partie du contrat.

À priori, et sous réserve de spécificité propre à chacun, vous pourriez vous débarrasser de tout le reste. Si l’hiver est rigoureux, et à défaut de recyclage, un feu de cheminée peut être le bienvenu.

Les exceptions…

Ce serait trop beau s’il n’existait pas d’exception dans les documents à conserver.

C’est notamment le cas de votre administration préférée, j’ai nommé les impôts. Elle peut exiger que vous lui présentiez TOUS les documents jusqu’à 10 ans après la déclaration. Ici, j’utilise des pochettes cartonnées. Si votre déclaration est simple, avec peu de documents, préférez l’envoi par internet et l’archivage informatique.

Les propriétaires auront également un dossier ou un classeur spécifique pour chacun de leurs biens. Ma recommandation est d’archiver TOUTES les factures (notaire, expertises, frais d’agence, taxes et travaux). Les travaux apportant une plus-value à votre logement seront déductibles de la plus-value imposable lors de la vente. Les travaux de rénovation quant à eux seront déductibles de votre revenu imposable lors de l’année d’exécution. À condition d’avoir conservé les preuves…

J’anticipe vos questions !

Arrivé à ce stade, vous allez probablement souligner qu’il manque un tas de sujets non abordés. Voyons cela.

  • « J’ai perdu un document ! Que faire ? » : rien de plus simple. Appelez la compagnie ou l’administration responsable et demandez une copie.
  • Faut-il conserver les fiches de paye mensuelle ? Hormis si vous montez un dossier hypothécaire, quelle en est l’utilité ? Conservez plutôt le certificat de salaire annuel.
  • Les Bulletins de versements et les factures courantes (mensuelles) : sauf si j’en ai besoin pour les impôts ou pour refacturer / transmettre à quelqu’un : je jette. Grâce au paiement par internet, la trace est informatique et si j’ai oublié de payer, je recevrai un rappel de l’émetteur, rien de bien grave. Si finalement j’en ai besoin plus tard, je demande une copie de la facture.
  • Les factures non courantes comme les meubles, les bijoux, l’informatique… :  je les conserve comme preuve d’achat pour un assureur en cas de vol ou de destruction par exemple.

Quid de l’informatique pour conserver les documents ?

Jusqu’à maintenant je n’ai que peu parler d’informatique. Vous pourriez très bien tout archiver sur informatique et vous passer du papier. Le hic est que les polices d’assurance vie par exemple sont des « papiers valeurs » et ont un statut juridique propre (comme une action au porteur).

Il me semble dès lors plus pertinent d’archiver en papier et de faire un back-up informatique. C’est pourquoi je scan et j’archive mes documents sur informatique.

Décentraliser les polices d’assurances, les contacts importants et les pièces d’identité de la famille sur un serveur est aussi un choix pertinent (la boîte email ou un cloud sécurisé fait l’affaire. SecureSafe par exemple, avec son niveau de sécurité élevé et ses serveurs basés en Suisse me semble être une bonne solution – je n’ai pas de part dans cette entreprise). Vous aurez ainsi toujours accès à vos documents importants, aux quatre coins de la planète.

J’espère que ce régime express, efficace et sans frustration vous permettra d’alléger votre bibliothèque et votre esprit.

Votre feedback m’est utile. Dites-moi en commentaire si vous voyez d’autres éléments importants à prendre en considération.

Retraite et hallucination collective

Cette semaine, je suis tombé sur cet article hallucinant qui cite une étude de VZ, et relatant la confiance de la population dans l’avenir du système de retraite. Il en ressort notamment que « 54,4% des Suisses pensent que les rentes AVS seront dans vingt ans aussi sûres qu’aujourd’hui ». Je me demande, au vu des chiffres et de la démographie, comment autant de gens peuvent être certains de ce fait. Sommes-nous en présence d’une hallucination collective ?

L’avantage des chiffres est qu’ils ne mentent pas. Toutes les études montrent que les rentes de retraite vont sérieusement baisser à l’avenir. Le point le plus abracadabrantesque de cette étude est la confiance que mettent les citoyens dans le premier pilier (AVS). C’est pourtant la partie la plus à risque des trois piliers. Très loin devant le deuxième pilier. Les auteurs concluent que les citoyens sous-estiment largement le problème.

L’AVS, ce pot commun

Pour rappel, l’AVS est un système de répartition créée en 1948. Le but de cette assurance sociale est d’offrir le minimum vital à la retraite. Son financement était assuré jusqu’alors par les travailleurs cotisants. Depuis quelques années, la ponction sociale sur le salaire n’est plus suffisante et une grande partie (un tiers !) de l’impôt fédéral direct complète le trou. Nous pouvons ici nous demander jusqu’où les impôts devront satisfaire un rôle social dans la structure de prévoyance.

Le premier pilier s’apparente à un pot commun nourri par la population active et dans lequel se servent immédiatement les retraités. Il n’existe pas d’épargne individuelle ou collective ici. Lors de son instauration, la rente servie équivalait au maximum à une dizaine de pour cent de l’ancien revenu. Notons également que l’âge de la retraite était fixé à 65 ans et que l’espérance de vie était de 65 ans… Enfin, 10 travailleurs cotisaient pour financer un pensionné.

Effondrement démographique et hausse de l’espérance de vie

Aujourd’hui, et après de nombreuses modifications opérées par la génération du baby-boom, nous constatons que la rente maximum s’élève à 28’440.- par an, ce qui correspond à plus de 35% du salaire moyen helvétique (augmentation de 250%). L’âge de la retraite est quant à lui resté inchangé à 65 ans, mais l’espérance de vie a grimpé à 85 ans (+ 30%). Et surtout, un retraité ne voit que 3 travailleurs pour lui verser une pension (- 70%). Les actifs seront moins de 2 (!) dans dix ans, lorsque le dernier baby-boomer passera à la retraite. L’effondrement démographique est réel.

Donc même en cherchant bien, je ne vois pas où l’on peut placer de la confiance dans cette structure.

Relevons enfin que, tant en Suisse qu’en Europe, le développement des systèmes de retraite s’est accompagné de la forte croissance des trente glorieuses et d’un taux d’emploi élevé. Tout ceci n’est plus d’actualité sauf, peut-être, pour le chômage qui – en Suisse – reste faible en comparaison européenne.

Alors sauf si les gens interviewés ont un plan caché pour l’avenir, je ne vois pas comment l’AVS existera en l’état dans dix ans. Je ne parle même pas pour dans 20 ans…

Je vous renvoie à mon article sur le fonctionnement des trois piliers pour plus d’informations.

Quelles solutions ?

Si vous êtes actif, et que vous vous demandez comment préparer votre retraite, vous pourriez penser à épargner en troisième pilier, à racheter votre caisse de pension et surtout à construire votre patrimoine. Devenir propriétaire de votre résidence principale vous permettra également de faire des économies pendant longtemps. Ces dernières pourront être réinvesties.

Si vous êtes déjà retraité, vous disposez évidemment de moins de marge de manœuvre. Réfléchissez à long terme et ne tenez pas vos rentes comme acquises : les prestations du premier et du deuxième pilier pourraient se voir infliger des charges sociales dans le futur qui baisseront de facto vos revenus. Investir votre épargne ou vendre la maison familiale peuvent être des pistes.

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“Le Roi Ogre et les Pièces d’or” ou “les Quatre Stratagèmes”

En cette période de fin d’année, et pour souligner l’esprit de Noël, l’un de mes amis a rédigé une fable autour du thème de la finance. je vous la propose en article invité en espérant que vous prendrez autant de plaisir que moi à la lire 🙂 La fin est savoureuse.

Je profite de ce post pour vous souhaiter une très belle année 2020. Que cette nouvelle année puisse vous apporter santé, bonheur et prospérité. Au plaisir de vous retrouver l’année prochaine.

« Le Roi Ogre et les Pièces d’or ou les Quatre Stratagèmes »

Il était une fois il y a bien longtemps dans un royaume fort lointain, un roi cupide et méchant qui voulait accaparer toutes les richesses de ses sujets pour en jouir seul. Il était tellement affamé de richesses et de possessions matériels que ses sujets l’avaient surnommé l’Ogre.

Il avait forcé ses sujets à lui donner la majorité de leurs pièces d’or d’abord par l’impôt et les taxes mais ce n’était pas assez efficace. Une grande partie de l’or restait hors de sa portée.

Il eut ensuite l’idée d’un premier stratagème. Il allait faire une promesse : « Ne gardez pas vos pièces d’or à la maison. Elles seront en bien meilleure sécurité au château sous le contrôle de ma garde. Vous pourrez y avoir accès en tout temps ». Croyant leur ogre de roi, les habitants du royaume commencèrent à donner leurs pièces à la garde royale. En échange, ils se virent remettre un morceau de papier avec le sceau royal sur lequel était inscrit leur quantité d’or détenue dans les coffres du roi. Les habitants du royaume prirent donc l’habitude de payer avec les morceaux de papier comme ils le faisaient auparavant avec l’or. Ils se mirent à appeler ces papiers les « billets royaux ».

Pris par la fièvre de l’or, l’Ogre voulut plus de richesses. Il avait maintenant quasiment tout l’or du royaume. Il lui fallait toutes les autres richesses : les terres, les troupeaux, les mines, les entreprises. La quantité d’or dans ses coffres ne suffisait pas. Le Roi eut donc l’idée d’un deuxième stratagème. Il n’y avait pas assez d’or mais il pouvait imprimer plus de papier et ainsi acheter toutes les richesses disponibles avec des papiers qu’il venait d’imprimer.

L’idée était lumineuse mais le roi se dit que si la population lui réclamait tout l’or en même temps, il aurait un problème. Il lança donc son idée en deux temps. Dans un premier temps, il se mit à imprimer plus de billets royaux puis dans un deuxième temps quelques années plus tard, il annonça que l’or ne pouvait plus être retiré du château pour des raisons de sécurité.

Dès ce moment, le nombre de papiers en circulation n’avait plus aucun lien avec l’or dans les caves du château. On se vit à voir une chose inconnue dans toute l’histoire arriver : les prix ont commencé à augmenter ! Pour une vache, il avait toujours fallu payer une once d’or. Maintenant, il fallait payer une once et demi en billets royaux. Mais fait étrange, celui qui payait en or payait toujours une once. L’inflation était née. Depuis lors, la valeur des billets royaux par rapport à l’or ne cessa de baisser. Les sujets s’appauvrirent donc alors que le Roi Ogre s’enrichit.

Le Roi Ogre était heureux. Doucement, il accaparait toutes les richesses du royaume grâce à sa presse à imprimer en or massif dans les caves de son château. Mais le processus prenait trop de temps à son goût.

Il mit au point un troisième stratagème. Il avait vu chez lui-même et chez l’ensemble de ses sujets une volonté de tout avoir tout de suite. Il se dit qu’exploiter cette tendance serait une belle idée. Il proposa donc à ses sujets de leur prêter l’or qu’il avait dans les caves de son château pour que ses sujets puissent s’acheter tout de suite ce dont ils ont envie. Il leur demanda cependant une contrepartie : ils devaient rembourser le roi non seulement la somme qu’ils lui empruntaient mais ils devaient y ajouter une partie de leur travail futur. Le Roi Ogre appela ceci un « intérêt ». Les dettes et les intérêts étaient nés. Dans ce royaume fort fort lointain, il y eut même des cas où certains habitants empruntèrent tellement au Roi Ogre qu’ils ne travaillaient plus que pour le rembourser. Ils étaient devenus les esclaves du Roi Ogre.

Le Roi Ogre était toujours plus glouton. Jamais rassasié de richesses, il mit au point un quatrième stratagème. Il y avait toujours certains de ses sujets qui refusaient le système des intérêts, qui épargnaient comme au vieux temps des pièces d’or et qui ainsi pouvaient développer d’autres richesses qui restaient hors de contrôle du Roi Ogre. La plupart des sujets du royaume épargnait via un outil que le Roi Ogre avait créé : le « compte au château ». Les billets royaux étaient déposés au château et ceux qui les laissaient sous le contrôle du Roi Ogre recevait une petite partie de l’intérêt perçue par celui-ci.

Le Roi Ogre créa le stratagème suivant : il allait premièrement forcer tous ces sujets à payer avec de petites cartes magiques qui enregistraient toutes les transactions et plus du tout en billets royaux en papier. Comme ceci, les sujets ne peuvent plus garder de billets royaux chez eux. Tous les billets royaux sont tous stockés sur les comptes au château sous le contrôle du Roi Ogre. Puis tous les comptes de ses sujets vont être soumis à des intérêts négatifs. Ainsi chaque année une partie de la richesse durement accumulée par les habitants est transférée au Roi Ogre. Comme celui-ci est presque immortel, il a le temps d’attendre l’effet de sa politique. Les taux négatifs étaient nés.

A la fin du processus, toutes les richesses du royaume sont aux mains du Roi Ogre. Et tous les habitants du Royaume sont devenus ses esclaves via le système de la dette. Ils doivent tous rembourser leurs prêts au Roi Ogre.

Désespérés, ceux-ci consultèrent un grand enchanteur et lui demandèrent comment se libérer de la gloutonnerie du Roi Ogre. Il leur répondit que le seul moyen de se libérer était d’accumuler des biens dont la valeur ne dépendait pas du système de billets royaux du Roi Ogre : des terres, des parts d’entreprises, des métaux précieux, de l’immobilier, etc… En bref, des biens réels et tangibles.

FIN

Clovis Chollet

Si vous aussi vous ne voulez pas vous faire dévorer par la gloutonnerie du Roi Ogre, je connais très bien un grand enchanteur qui saura vous aiguiller sur les solutions les plus appropriés pour vous. Vous pouvez contacter Clovis à clovis.chollet@swisslife-select.ch