Quels documents administratifs conserver ?

Vous n’aimez pas l’administration ? Moi non plus ! 🙂 Chaque année, mes clients me demandent quels documents administratifs il est utile de conserver. C’est pourquoi je vous propose ici quelques clefs pour passer le moins de temps possible sur votre administration tout en restant efficace.

Par peur de détruire « LE » document, nous sommes effectivement nombreux à conserver tous les papiers reçus, allant jusqu’à les archiver par année.

Cette méthode, qui nécessite sans doute de la rigueur, permet, entre l’entrée dans la vie active et l’âge de la retraite, de cumuler 40 classeurs fédéraux (le fameux classeur archive) à raison d’un par an.

Notez qu’un classeur plein pèse environ 3.5 Kg. Ainsi, en 40 ans de vie active, nous accumulerions 140 Kg de papiers ! Et Selon les archivistes, il faut compter pour stocker ces 40 classeurs, 2.80 mètres linéaires (mesure officielle des archivistes) !

Savoir quoi conserver et quoi détruire n’est effectivement pas évident. Est-il utile de conserver autant de documents ? Je vous propose de vous exposer ma méthode qui pourrait vous être utile pour faire une diète de papier.

Trier à l’entrée

Globalement, je jette et recycle 😉 95% des courriers reçus à la maison. Une fois reçu, un document n’a que trois destinations possibles :

  • Prise de connaissance puis poubelle,
  • Prise de connaissance puis retour à l’expéditeur,
  • Prise de connaissance et archivage.

Tout comme les emails, je me désabonne systématiquement de tout ce qui ne m’est pas utile.

Le tri des documents à conserver

Un seul classeur m’est utile pour stocker les documents les plus importants.

Ce classeur est divisé grâce à des intercalaires mentionnant les principales catégories administratives.

Pour résumer, il serait préférable de conserver :

  • La prévoyance sociale regroupant :
    • Votre carte AVS,
    • Votre dernier certificat de la caisse de pension (2e pilier). Vous pouvez jeter les anciens. Si vous changez d’employeur, vérifiez que vos avoirs aient bien été transférés dans votre nouvelle caisse puis jetez l’historique,
    • Le dernier extrait de votre compte ou police de libre passage (si vous en avez un).
  • La prévoyance privée :
    • Vos polices d’assurances vie originale (3e pilier A et B),
    • Le dernier extrait de votre compte ou dépôt bancaire de 3e pilier A.
  • Vos polices d’assurances santé LAMal et complémentaires.
  • Vos polices d’assurances « choses » (RC, voiture, maison, protection juridique etc.).
  • Vos documents d’ouverture de compte bancaire et les accès e-banking (je jette TOUS les relevés bancaires hormis l’attestation fiscale du 31.12).
  • Votre bail à loyer ou votre contrat hypothécaire en cours.
  • Votre testament et/ou votre contrat de mariage.
  • J’ajoute les copies des pièces d’identité des membres de la famille, le livret de famille, le budget, les contacts importants, un récapitulatif des comptes bancaires et quelques contrats ou documents importants.

Notez que vous devriez idéalement conserver les conditions générales de vos polices d’assurances qui font légalement partie du contrat.

À priori, et sous réserve de spécificité propre à chacun, vous pourriez vous débarrasser de tout le reste. Si l’hiver est rigoureux, et à défaut de recyclage, un feu de cheminée peut être le bienvenu.

Les exceptions…

Ce serait trop beau s’il n’existait pas d’exception dans les documents à conserver.

C’est notamment le cas de votre administration préférée, j’ai nommé les impôts. Elle peut exiger que vous lui présentiez TOUS les documents jusqu’à 10 ans après la déclaration. Ici, j’utilise des pochettes cartonnées. Si votre déclaration est simple, avec peu de documents, préférez l’envoi par internet et l’archivage informatique.

Les propriétaires auront également un dossier ou un classeur spécifique pour chacun de leurs biens. Ma recommandation est d’archiver TOUTES les factures (notaire, expertises, frais d’agence, taxes et travaux). Les travaux apportant une plus-value à votre logement seront déductibles de la plus-value imposable lors de la vente. Les travaux de rénovation quant à eux seront déductibles de votre revenu imposable lors de l’année d’exécution. À condition d’avoir conservé les preuves…

J’anticipe vos questions !

Arrivé à ce stade, vous allez probablement souligner qu’il manque un tas de sujets non abordés. Voyons cela.

  • « J’ai perdu un document ! Que faire ? » : rien de plus simple. Appelez la compagnie ou l’administration responsable et demandez une copie.
  • Faut-il conserver les fiches de paye mensuelle ? Hormis si vous montez un dossier hypothécaire, quelle en est l’utilité ? Conservez plutôt le certificat de salaire annuel.
  • Les Bulletins de versements et les factures courantes (mensuelles) : sauf si j’en ai besoin pour les impôts ou pour refacturer / transmettre à quelqu’un : je jette. Grâce au paiement par internet, la trace est informatique et si j’ai oublié de payer, je recevrai un rappel de l’émetteur, rien de bien grave. Si finalement j’en ai besoin plus tard, je demande une copie de la facture.
  • Les factures non courantes comme les meubles, les bijoux, l’informatique… :  je les conserve comme preuve d’achat pour un assureur en cas de vol ou de destruction par exemple.

Quid de l’informatique pour conserver les documents ?

Jusqu’à maintenant je n’ai que peu parler d’informatique. Vous pourriez très bien tout archiver sur informatique et vous passer du papier. Le hic est que les polices d’assurance vie par exemple sont des « papiers valeurs » et ont un statut juridique propre (comme une action au porteur).

Il me semble dès lors plus pertinent d’archiver en papier et de faire un back-up informatique. C’est pourquoi je scan et j’archive mes documents sur informatique.

Décentraliser les polices d’assurances, les contacts importants et les pièces d’identité de la famille sur un serveur est aussi un choix pertinent (la boîte email ou un cloud sécurisé fait l’affaire. SecureSafe par exemple, avec son niveau de sécurité élevé et ses serveurs basés en Suisse me semble être une bonne solution – je n’ai pas de part dans cette entreprise). Vous aurez ainsi toujours accès à vos documents importants, aux quatre coins de la planète.

J’espère que ce régime express, efficace et sans frustration vous permettra d’alléger votre bibliothèque et votre esprit.

Votre feedback m’est utile. Dites-moi en commentaire si vous voyez d’autres éléments importants à prendre en considération.

Mon défi presque réussi !

Au mois de juin 2019, j’ai lancé le blog MaRetraite.ch, avec comme ambition de vulgariser la finance personnelle autour des thèmes de la retraite et de l’indépendance financière en vous donnant, cher lecteur, un maximum de valeur.

Quel bilan ?

Dans l’article où j’annonçais mon défi d’écrire un texte par semaine pendant un an, je mentionnais que MaRetraite.ch devrait contenir au moins 52 articles la semaine du 11 juin 2020.

Alors suspense… après 52 semaines, j’ai rédigé et mis en ligne… 51 articles.

Quel est ce fichu papier qui manque ? Dans le mille ! L’annonce du confinement, le vendredi 13 mars, m’a scotché sur place et un week-end n’aura pas été de trop pour reprendre mes esprits.

Je dois bien me trouver une excuse. 😉 En même temps, la sidération induite par cet événement me pousse à dire que mon article n’aurait trouvé que peu de lecteurs cette semaine-là.

J’y suis donc presque arrivé et ça n’a jamais été facile. Entre respecter les délais de parutions que je m’étais imposés, réparer les bugs inhérents à la plateforme internet, réécrire presque complètement des textes déplaisants, maintenir mon activité principale, continuer de suivre mes clients, être présent pour la famille et j’en passe, autant dire que ces 12 mois n’ont pas été une ligne droite.

Merci à ma femme, qui a relu mes premiers articles et m’a donné de forts bons conseils. Ce blog a vu le jour en grande partie grâce à elle.

Si cela vous intéresse, je vous propose, ci-dessous, une petite revue d’expérience.

Ce que j’ai appris

Je me rends compte, en écrivant ce bilan, que j’ai adoré ces mois d’écriture et qu’ils m’ont apporté beaucoup.

Humainement d’abord, et c’est le plus important ! De nombreuses personnes sont venues vers moi et m’ont permis de faire leur connaissance. Des blogueurs, des journalistes, des nouveaux clients, des banquiers, des assureurs, des gestionnaires de fortune, des conseillers financiers, et d’une façon générale des gens super sympathiques et bienveillants qui m’ont encouragé et remercié pour les idées et les astuces données dans les articles. Merci à vous !

Ensuite, j’ai dû apprendre à « écrire » de manière régulière. J’adore lire, mais écrire est une autre paire de manches, surtout dans un domaine qui peut être rébarbatif comme la finance ou pire : la retraite. J’ai donc dû trouver des stratagèmes pour rendre mes textes appétissants et digestes. Deux livres m’ont aidé à structurer mes textes et à trouver une certaine discipline d’écriture. Je ne peux qu’en recommander la lecture : « Mémoire d’un métier » de Stephen King et « The Boron Letters » de Gary Halbert.

Je tiens également à remercier Patrick pour les relectures et les nombreux conseils avisés.

Le plus compliqué ? la machine internet

Enfin, j’ai appris beaucoup de choses sur le blogging et sur la mise en ligne d’un site web.

Les publicités qui laissent entendre que créer un site internet est enfantin sont mensongères !

Publier un site web est compliqué et demande du temps. J’ai étudié des sujets plus ou moins barbares tels que l’optimisation du référencement, les Plug in, le SEO, le trafic, l’auto répondeur, les optin… Sans les écrits et la formation « Blogueur Pro », d’Olivier Roland, j’en serai encore à chercher la plateforme idéale pour mettre en ligne mon premier article… Cette partie technique du site web aura clairement été la moins fun ! Avec au minimum près d’un bug plus ou moins important par semaine, mon ordinateur a failli devenir le meilleur ami du mur de mon bureau. 🙂

Quels résultats ?

Au début du projet, je prévoyais de consacrer environ quatre heures par semaine pour écrire et mettre en ligne un article. Les pros du « time-management » recommandent de doubler le temps estimé pour accomplir une tâche mais, même avec huit heures, j’étais loin du compte. Si j’ajoute la « formation blog » et surtout la mise en place du site, l’équivalent de deux jours de travail par semaine n’aura pas été de trop. Beaucoup de samedi et de dimanche y sont passés.

J’avais effectivement omis un certain nombre de points tels que la recherche de contenu, la vérification des données et des chiffres, les nombreux bugs inhérents à la mise en place du site web, les mises à jour, le paramétrage des réseaux sociaux… bref vous l’aurez compris, ce n’était pas « juste » écrire.

Alors tout ça pour quels résultats ?

Vous êtes près de trois cents personnes à vous être abonnés au blog et près de trois cent cinquante sur Linkedin. Ce dernier représente, avec Facebook, le principal moyen de diffusion de mes articles. MERCI 😉

Si vous souhaitez me soutenir et ne rater aucune nouvelle à l’avenir, je vous invite à vous abonner directement au blog (en inscrivant votre adresse e-mail à droite de l’écran). En effet, les réseaux sociaux ne vous montrent que ce qu’ils veulent. 🙄

Et les meilleurs articles ?

Les trois articles qui ont attiré le plus de lecteurs sont dans l’ordre :

  1. Immobilier : faut-il rembourser votre dette hypothécaire.
  2. Racheter ma caisse de pension. Utile ou pas ?
  3. Quel niveau de dette hypothécaire à la retraite ?

La plus grande visibilité est toutefois venue du blog investir.ch, sur lequel Fabio Lopes m’a invité à écrire. Merci Fabio pour votre confiance 🙂

Les deux articles qui ont récolté le plus de suffrages sont ceux sur « la retraite à l’étranger : les bonnes questions à se poser avant de faire ses valises » avec 40’000 (!) vues chacun. Cliquez ici pour lire le premier article et ici pour le second.

Vos autres articles préférés ont été, avec près de 7’000 vues chacun : « Retraite : cotiser au troisième pilier ou au deuxième pilier ? » et « 2e pilier : prendre et placer son capital à la retraite ».

Quel avenir pour MaRetraite.ch ?

Tout cela dit, j’espère sincèrement que vous, chers lecteurs, avez pu retirer un grand nombre d’idées applicables dans votre situation personnelle ou pour votre métier.

Il me reste tellement de sujets à aborder que je ne peux que continuer de publier. 🙂

J’aimerais également vous proposer des vidéoconférences autour de l’immobilier, des investissements et de la prévoyance, des articles axés sur la pratique, des résumés de livres et des articles invités.

D’ailleurs, si vous avez envie de faire paraître un article et que vous êtes dans le domaine de la finance ou que vous travaillez dans un thème lié à la retraite (loisirs, voyages…), je reçois avec plaisir votre contact.

Ce bilan ne doit pas être à sens unique. Je cherche à améliorer tout ce qui est possible et surtout à répondre aux questions que vous pourriez avoir sur ces sujets. Sentez-vous libre de m’écrire via le formulaire de contact ou laissez simplement un commentaire ci-dessous.

Merci encore à vous pour vos commentaires, vos encouragements et vos suggestions.

Retraite et hallucination collective

Cette semaine, je suis tombé sur cet article hallucinant qui cite une étude de VZ, et relatant la confiance de la population dans l’avenir du système de retraite. Il en ressort notamment que « 54,4% des Suisses pensent que les rentes AVS seront dans vingt ans aussi sûres qu’aujourd’hui ». Je me demande, au vu des chiffres et de la démographie, comment autant de gens peuvent être certains de ce fait. Sommes-nous en présence d’une hallucination collective ?

L’avantage des chiffres est qu’ils ne mentent pas. Toutes les études montrent que les rentes de retraite vont sérieusement baisser à l’avenir. Le point le plus abracadabrantesque de cette étude est la confiance que mettent les citoyens dans le premier pilier (AVS). C’est pourtant la partie la plus à risque des trois piliers. Très loin devant le deuxième pilier. Les auteurs concluent que les citoyens sous-estiment largement le problème.

L’AVS, ce pot commun

Pour rappel, l’AVS est un système de répartition créée en 1948. Le but de cette assurance sociale est d’offrir le minimum vital à la retraite. Son financement était assuré jusqu’alors par les travailleurs cotisants. Depuis quelques années, la ponction sociale sur le salaire n’est plus suffisante et une grande partie (un tiers !) de l’impôt fédéral direct complète le trou. Nous pouvons ici nous demander jusqu’où les impôts devront satisfaire un rôle social dans la structure de prévoyance.

Le premier pilier s’apparente à un pot commun nourri par la population active et dans lequel se servent immédiatement les retraités. Il n’existe pas d’épargne individuelle ou collective ici. Lors de son instauration, la rente servie équivalait au maximum à une dizaine de pour cent de l’ancien revenu. Notons également que l’âge de la retraite était fixé à 65 ans et que l’espérance de vie était de 65 ans… Enfin, 10 travailleurs cotisaient pour financer un pensionné.

Effondrement démographique et hausse de l’espérance de vie

Aujourd’hui, et après de nombreuses modifications opérées par la génération du baby-boom, nous constatons que la rente maximum s’élève à 28’440.- par an, ce qui correspond à plus de 35% du salaire moyen helvétique (augmentation de 250%). L’âge de la retraite est quant à lui resté inchangé à 65 ans, mais l’espérance de vie a grimpé à 85 ans (+ 30%). Et surtout, un retraité ne voit que 3 travailleurs pour lui verser une pension (- 70%). Les actifs seront moins de 2 (!) dans dix ans, lorsque le dernier baby-boomer passera à la retraite. L’effondrement démographique est réel.

Donc même en cherchant bien, je ne vois pas où l’on peut placer de la confiance dans cette structure.

Relevons enfin que, tant en Suisse qu’en Europe, le développement des systèmes de retraite s’est accompagné de la forte croissance des trente glorieuses et d’un taux d’emploi élevé. Tout ceci n’est plus d’actualité sauf, peut-être, pour le chômage qui – en Suisse – reste faible en comparaison européenne.

Alors sauf si les gens interviewés ont un plan caché pour l’avenir, je ne vois pas comment l’AVS existera en l’état dans dix ans. Je ne parle même pas pour dans 20 ans…

Je vous renvoie à mon article sur le fonctionnement des trois piliers pour plus d’informations.

Quelles solutions ?

Si vous êtes actif, et que vous vous demandez comment préparer votre retraite, vous pourriez penser à épargner en troisième pilier, à racheter votre caisse de pension et surtout à construire votre patrimoine. Devenir propriétaire de votre résidence principale vous permettra également de faire des économies pendant longtemps. Ces dernières pourront être réinvesties.

Si vous êtes déjà retraité, vous disposez évidemment de moins de marge de manœuvre. Réfléchissez à long terme et ne tenez pas vos rentes comme acquises : les prestations du premier et du deuxième pilier pourraient se voir infliger des charges sociales dans le futur qui baisseront de facto vos revenus. Investir votre épargne ou vendre la maison familiale peuvent être des pistes.

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