Quels documents administratifs conserver ?

Vous n’aimez pas l’administration ? Moi non plus ! 🙂 Chaque année, mes clients me demandent quels documents administratifs il est utile de conserver. C’est pourquoi je vous propose ici quelques clefs pour passer le moins de temps possible sur votre administration tout en restant efficace.

Par peur de détruire « LE » document, nous sommes effectivement nombreux à conserver tous les papiers reçus, allant jusqu’à les archiver par année.

Cette méthode, qui nécessite sans doute de la rigueur, permet, entre l’entrée dans la vie active et l’âge de la retraite, de cumuler 40 classeurs fédéraux (le fameux classeur archive) à raison d’un par an.

Notez qu’un classeur plein pèse environ 3.5 Kg. Ainsi, en 40 ans de vie active, nous accumulerions 140 Kg de papiers ! Et Selon les archivistes, il faut compter pour stocker ces 40 classeurs, 2.80 mètres linéaires (mesure officielle des archivistes) !

Savoir quoi conserver et quoi détruire n’est effectivement pas évident. Est-il utile de conserver autant de documents ? Je vous propose de vous exposer ma méthode qui pourrait vous être utile pour faire une diète de papier.

Trier à l’entrée

Globalement, je jette et recycle 😉 95% des courriers reçus à la maison. Une fois reçu, un document n’a que trois destinations possibles :

  • Prise de connaissance puis poubelle,
  • Prise de connaissance puis retour à l’expéditeur,
  • Prise de connaissance et archivage.

Tout comme les emails, je me désabonne systématiquement de tout ce qui ne m’est pas utile.

Le tri des documents à conserver

Un seul classeur m’est utile pour stocker les documents les plus importants.

Ce classeur est divisé grâce à des intercalaires mentionnant les principales catégories administratives.

Pour résumer, il serait préférable de conserver :

  • La prévoyance sociale regroupant :
    • Votre carte AVS,
    • Votre dernier certificat de la caisse de pension (2e pilier). Vous pouvez jeter les anciens. Si vous changez d’employeur, vérifiez que vos avoirs aient bien été transférés dans votre nouvelle caisse puis jetez l’historique,
    • Le dernier extrait de votre compte ou police de libre passage (si vous en avez un).
  • La prévoyance privée :
    • Vos polices d’assurances vie originale (3e pilier A et B),
    • Le dernier extrait de votre compte ou dépôt bancaire de 3e pilier A.
  • Vos polices d’assurances santé LAMal et complémentaires.
  • Vos polices d’assurances « choses » (RC, voiture, maison, protection juridique etc.).
  • Vos documents d’ouverture de compte bancaire et les accès e-banking (je jette TOUS les relevés bancaires hormis l’attestation fiscale du 31.12).
  • Votre bail à loyer ou votre contrat hypothécaire en cours.
  • Votre testament et/ou votre contrat de mariage.
  • J’ajoute les copies des pièces d’identité des membres de la famille, le livret de famille, le budget, les contacts importants, un récapitulatif des comptes bancaires et quelques contrats ou documents importants.

Notez que vous devriez idéalement conserver les conditions générales de vos polices d’assurances qui font légalement partie du contrat.

À priori, et sous réserve de spécificité propre à chacun, vous pourriez vous débarrasser de tout le reste. Si l’hiver est rigoureux, et à défaut de recyclage, un feu de cheminée peut être le bienvenu.

Les exceptions…

Ce serait trop beau s’il n’existait pas d’exception dans les documents à conserver.

C’est notamment le cas de votre administration préférée, j’ai nommé les impôts. Elle peut exiger que vous lui présentiez TOUS les documents jusqu’à 10 ans après la déclaration. Ici, j’utilise des pochettes cartonnées. Si votre déclaration est simple, avec peu de documents, préférez l’envoi par internet et l’archivage informatique.

Les propriétaires auront également un dossier ou un classeur spécifique pour chacun de leurs biens. Ma recommandation est d’archiver TOUTES les factures (notaire, expertises, frais d’agence, taxes et travaux). Les travaux apportant une plus-value à votre logement seront déductibles de la plus-value imposable lors de la vente. Les travaux de rénovation quant à eux seront déductibles de votre revenu imposable lors de l’année d’exécution. À condition d’avoir conservé les preuves…

J’anticipe vos questions !

Arrivé à ce stade, vous allez probablement souligner qu’il manque un tas de sujets non abordés. Voyons cela.

  • « J’ai perdu un document ! Que faire ? » : rien de plus simple. Appelez la compagnie ou l’administration responsable et demandez une copie.
  • Faut-il conserver les fiches de paye mensuelle ? Hormis si vous montez un dossier hypothécaire, quelle en est l’utilité ? Conservez plutôt le certificat de salaire annuel.
  • Les Bulletins de versements et les factures courantes (mensuelles) : sauf si j’en ai besoin pour les impôts ou pour refacturer / transmettre à quelqu’un : je jette. Grâce au paiement par internet, la trace est informatique et si j’ai oublié de payer, je recevrai un rappel de l’émetteur, rien de bien grave. Si finalement j’en ai besoin plus tard, je demande une copie de la facture.
  • Les factures non courantes comme les meubles, les bijoux, l’informatique… :  je les conserve comme preuve d’achat pour un assureur en cas de vol ou de destruction par exemple.

Quid de l’informatique pour conserver les documents ?

Jusqu’à maintenant je n’ai que peu parler d’informatique. Vous pourriez très bien tout archiver sur informatique et vous passer du papier. Le hic est que les polices d’assurance vie par exemple sont des « papiers valeurs » et ont un statut juridique propre (comme une action au porteur).

Il me semble dès lors plus pertinent d’archiver en papier et de faire un back-up informatique. C’est pourquoi je scan et j’archive mes documents sur informatique.

Décentraliser les polices d’assurances, les contacts importants et les pièces d’identité de la famille sur un serveur est aussi un choix pertinent (la boîte email ou un cloud sécurisé fait l’affaire. SecureSafe par exemple, avec son niveau de sécurité élevé et ses serveurs basés en Suisse me semble être une bonne solution – je n’ai pas de part dans cette entreprise). Vous aurez ainsi toujours accès à vos documents importants, aux quatre coins de la planète.

J’espère que ce régime express, efficace et sans frustration vous permettra d’alléger votre bibliothèque et votre esprit.

Votre feedback m’est utile. Dites-moi en commentaire si vous voyez d’autres éléments importants à prendre en considération.

Mariage : au-delà du symbole

« Devrions-nous nous marier ? » Voilà une question qui m’est régulièrement posée. Et pas seulement par des jeunes. Beaucoup de couples restent concubins pendant des années, qu’ils aient des enfants ou non. Au-delà du symbole, le mariage entraîne des effets civils, juridiques et fiscaux à ne pas négliger. Si vous souhaitez protéger au mieux votre famille, cet article devrait vous intéresser.

Je vous propose de jeter un œil sur les avantages et les inconvénients du mariage (et, par analogie, du partenariat enregistré) par rapport au concubinage dans les cas de la retraite et du décès d’un conjoint.

À ce stade, retenez que le système de prévoyance des trois piliers peut servir des rentes et/ou des capitaux aux survivants (conjoint, enfant, parent, frère, sœur…).

À la retraite

Si je commence par cet exemple, c’est que l’effet « négatif » du mariage à la retraite est relativement anecdotique. Non pas que je nie les impacts financiers pour les couples, mais qu’en comparaison aux effets bénéfiques du mariage, il reste mineur.

C’est cependant le cas que la presse évoque le plus fréquemment car, à la retraite, un couple marié verra sa rente AVS (premier pilier) plafonnée à 3’585.- francs par mois (dès 2021), tandis que des concubins au bénéfice de rentes maximales AVS, pourront toucher jusqu’à 4’780.- (2’390.- par personne).

De quoi donner des envies de divorce la soixantaine approchante. 

Pour ce qui est des pensions provenant du deuxième pilier ou des capitaux versés par le troisième pilier, le mariage ou le concubinage n’offrent pas d’avantages l’un sur l’autre. Les montants perçus individuellement resteront inchangés. Seule la fiscalité du couple marié pourrait être différente, selon les cantons.

En cas de décès

C’est dans le cas d’un décès que la balance penche fortement en faveur du mariage. Sans mariage, pas d’union scellée entre deux personnes devant la société civile. La cellule familiale n’est ainsi pas reconnue et ne peut se protéger efficacement contre les coups (et les coûts ! ) du sort.

Deux cas de figure sont à évoquer : les rentes perçues par les survivants (veuf/veuve et orphelin) et la transmission du patrimoine aux héritiers.

Quelles rentes pour les survivants ?

Imaginons que le conjoint d’un couple de concubins décède. Les enfants aux études jusqu’à leur vingt-cinquième anniversaire, percevront des rentes d’orphelins du premier pilier et du deuxième pilier, et ce, indépendamment que leurs parents soient mariés ou non. Le troisième pilier pourrait quant à lui verser un capital aux enfants. Dans un concubinage, le concubin survivant n’a le droit à rien puisqu’il n’est civilement pas lié au défunt.

En résulte ici une perte conséquente de rentrées financières pour la famille. Même si le concubin survivant a généralement la possibilité d’administrer les rentes d’orphelin perçues, il manquera un revenu substantiel à la fin du mois, pouvant aller jusqu’à plus de 80% du dernier salaire (cas où la rente d’orphelin correspondrait à 20% du salaire du défunt).

La veuve ou le veuf d’un mariage avec des enfants aurait le droit à des rentes du premier et du deuxième pilier. L’éventuel capital de troisième pilier lui reviendrait aussi de droit.

Enfin et ceci concerne tant les couples mariés que concubins, si le conjoint décédé s’occupait des enfants à la maison (majoritairement les femmes), et ne percevait pas de salaire à proprement parler, la perte financière relative serait aussi considérable. Ce travail coûte cher en réalité dès lors que le survivant doit engager du personnel pour pallier l’absence d’un parent (aménagement du temps de travail du survivant, crèche, garde parascolaire, temps de transport, repas, aide extérieure…).

Quelle fortune en cas de décès ?

Si notre famille de concubins disposait d’une certaine fortune, nous pourrions imaginer combler les lacunes de rentes par un transfert de richesse du défunt au conjoint survivant, via la succession.

Le problème ici est fiscal. L’absence de reconnaissance du concubinat entraîne une taxation lourde. Sur le canton de Vaud, des époux ou des partenaires enregistrés n’auraient pas à payer d’impôt de succession tandis que l’impôt frapperait à hauteur de 50% le montant transféré entre deux concubins « sans lien de parenté ».

Si la seule fortune de la famille est la résidence principale, l’absence de liquidités pour payer l’impôt est un problème à ne pas négliger.

Avec des parents concubins, les enfants récupéreraient légalement 100% du patrimoine du défunt. Cela peut s’avérer très vite handicapant, surtout lorsque la justice nomme un administrateur pour régler la succession dans le but de protéger les intérêts des enfants.

Le mariage échappe à cette situation en instituant le partenaire bénéficiaire à 50% des avoirs du conjoint décédé.

Vous pouvez même aller plus loin en aménageant votre contrat de mariage et en rédigeant un testament. La part légale des enfants peut être réduite au strict minimum appelé « part réservataire ». Ainsi, la succession pour les enfants peut être diminuée de 1/2 à 3/8e, au profit des autres héritiers et notamment le mari ou la femme de la personne décédée.

Concubins : quelles solutions pour protéger sa famille ?

Vous pouvez vous rendre compte que le mariage règle de façon simple la protection financière de la famille en cas de disparition d’un parent. Nous observons également que le concubinage peut être un piège pour le conjoint restant avec des enfants.

Si vous êtes concubins, vous pouvez cependant améliorer partiellement la situation sans recourir à une union civile (mariage ou partenariat).

Si le premier pilier ne verse pas de rente de survivant à des concubins, ce n’est pas obligatoirement le cas des caisses de pension (deuxième pilier) qui, et bien qu’elles n’en aient pas l’obligation, peuvent reconnaître le concubinage sous certaines conditions. Ces dernières sont notamment le fait de vivre ensemble depuis plus de cinq ans ou d’avoir des enfants en commun. Dans ce cas, la caisse fait mieux que la loi en versant des rentes ou des capitaux. Astuce : renseignez-vous auprès de votre caisse et annoncez votre conjoint. Si vous souhaitez approfondir ce sujet, cliquez-ici.

Le troisième pilier peut également pallier ces lacunes. En l’absence de descendant, vous pouvez instituer comme bénéficiaire du capital décès qui bon vous semble. D’ailleurs, l’impôt sera identique, indépendamment de l’ayant droit : entre 7% et 12% selon la situation. Mais attention, dès la naissance des enfants, ceux-ci deviendront automatiquement les héritiers.

Le décès à la retraite ?

Pour conclure sur ce thème, relevons le cas particulier du décès d’un conjoint marié à la retraite.

Lorsqu’un homme à la retraite laisse sa femme veuve, cette dernière touchera sa propre allocation AVS ou le 80% de la rente AVS de son compagnon disparu. Pas de cumul ici.

Petit exemple : Monsieur marié a le droit à une rente AVS de 2’350.- par mois et son épouse à 1’700.- mensuel. Leur pension de couple est cependant plafonnée à 3’585.-. En cas de décès de Monsieur : Madame percevrait les 80% de la rente de Monsieur soit 1’880.-, supérieurs à sa propre rente de 1’700.-.

Dans le cas contraire : si la femme est la première à partir et que les enfants adultes travaillent, l’homme n’a le droit à rien. Le principe d’égalité absent ici est de plus en plus contesté.

Un mot sur le partenariat enregistré : Le Pacs à la française qui permet l’union des couples hétérosexuels et homosexuels n’existe pas et n’est pas reconnu en Suisse. Les couples de même sexe devront y annoncer un partenariat enregistré. Ce dernier reprend les caractérisques du mariage sous le régime de la séparation des biens. Particularité des cantons de Neuchâtel et de Genève qui reconnaissent l’union hors mariage des couples hétérosexuels. L’AVS assimile les personnes au bénéfice d’un partenariat enregistré à des veufs. Ils ne peuvent pas bénéficier de rente de survivant.

Le deuxième pilier, quant à lui, verserait au conjoint restant 60% de la rente de retraite précédemment touchée. Sous certaines conditions, le cumul de rentes du deuxième pilier est donc possible.

En discussion au parlement

Enfin, une discussion aux deux Conseils a actuellement lieu pour modifier le droit des successions. Certains parlementaires souhaitent diminuer la part d’héritage légal pour les enfants et mieux prendre en considération le divorce dans la transmission du patrimoine. Affaires à suivre.

Pour aller plus loin, je vous invite à lire ces deux articles : comment faire face au décès du conjoint et éviter l’expulsion de la maison familiale lors d’un décès.

Cet article a été posté en tant qu’invité sur le site investir.ch dont je vous recommande vivement la lecture. Vous y trouverez de nombreuses analyses sur l’économie, l’immobilier ou encore la prévoyance dans notre pays.

Coronavirus : l’utilité d’être bien assuré !

La crise sanitaire du coronavirus et le confinement qui l’accompagne nous rappellent la nécessité d’être correctement assuré en cas de pépin.

D’un problème de santé au voyage reporté, en passant par une perte d’exploitation, rarement une année aura fait naître autant de besoins simultanément.

2020 restera pour les sociétés d’assurance, une année noire avec des taux de sinistres largement supérieurs aux événements récents. Que ce soit la canicule de 2003, le tsunami de 2004, l’éruption du volcan Eyjafjöll en 2010 ou encore l’explosion du réacteur nucléaire de Fukushima en 2011, aucun de ces événements n’a impacté la planète entière.

Cette crise révèle également les limites de l’état et donc l’avantage qui existe à protéger par soi-même son patrimoine.

Notez que les compagnies d’assurances définissent la notion de risque sur une échelle comprise entre bagatelle et catastrophe. En vous assurant, vous devriez différencier les préjudices que vous pouvez assurer vous-mêmes, grâce à votre patrimoine par exemple, des dommages entraînant des conséquences graves pour votre famille telles qu’un incendie, une hospitalisation ou un décès.

Du simple voyage annulé au cas lourd d’hospitalisation, je vous propose un tour d’horizon des couvertures d’assurance utiles pour vous protéger, vous et vos proches.

Assurance maladie

L’on a coutume de dire que « si la santé va, tout va ». Rien de plus vrai en 2020 !

Ici, nous sommes tous abonnés à la LAMal (Loi sur l’Assurance Maladie) pour les traitements ambulatoires et hospitaliers du domaine public. Ce catalogue de prestations obligatoires garantit les soins de base et les traitements d’urgence en Suisse ou à l’étranger, dans une certaine limite de coûts.

Une information d’actualité : le Département fédéral de l’intérieur inclut depuis le mois de mars le remboursement du dépistage du Covid-19 sur prescription médicale.

La LAMal présente un nombre de lacunes que les complémentaires ambulatoires et d’hospitalisation peuvent compléter.

Attention, une ribambelle d’assurances maladie complémentaires sont inutiles. Faites-vous accompagner par un conseiller neutre afin de réaliser des comparatifs de prix et surtout de prestations.

Pour le cas qui nous intéresse de l’épidémie de coronavirus, je vous donne une liste non exhaustive des domaines bancals de la LAMal et que vous pouvez facilement assurer au travers de complémentaires.

En vrac, vous trouvez : le rapatriement sanitaire depuis l’étranger, le transport en ambulance en Suisse (!), la prise en charge des frais d’hospitalisation dans un pays ou un canton à coût élevé (comme le Canada, les États-Unis ou Vaud par rapport à Fribourg), les cures, les remises en forme (le coronavirus peut nécessiter une rééducation longue) ou les séjours hospitaliers ou post-hospitaliers en clinique,  le remboursement de certains médicaments, les médecines complémentaires, le libre choix du médecin, etc.

Afin de combler ces lacunes, une complémentaire d’hospitalisation et une complémentaire pour les traitements ambulatoires sont recommandées. L’acceptation de vous couvrir ou non est toutefois conditionné à votre état de santé. En effet, l’assureur que vous aurez choisi pourrait émettre des réserves sur certaines prestations. Ces réserves peuvent aller de la surprime au refus total, en passant par le refus partiel.

Assurance vie

Après une contamination au Covid-19 ou après une maladie, trois dénouements sont possibles. Tout va bien et vous rentrez chez vous, une invalidité persiste et vous devez diminuer votre activité professionnelle, voire arrêter de travailler, et dans le pire des cas, un décès survient.

Dans le cas d’une invalidité à long terme, une assurance sur la vie peut vous apporter un revenu complémentaire. Ce dernier s’ajouterait à vos rentes de premier et de deuxième piliers afin de limiter la perte de votre train de vie.

Au-delà de protéger les revenus de votre famille, ce revenu peut vous permettre de conserver votre maison. Si vous êtes locataire, vous pourrez continuer de payer votre loyer et si vous êtes propriétaire, vous pourrez maintenir vis-à-vis de votre prêteur votre faisabilité d’endettement, limitant ainsi les risques d’expulsion.

Toujours dans le cas de l’invalidité, et selon la structure de votre contrat d’assurance vie, l’assureur pourrait épargner à votre place pour votre retraite.

Dans le cas du décès, le conjoint ou les enfants perçoivent un capital. Ce dernier peut permettre de payer les études des enfants ou de réduire la dette hypothécaire.

Pensez également que vous pouvez déduire certains contrats d’assurance vie de vos impôts, s’ils sont réalisés sous forme de 3e pilier A. Vous pourriez obtenir, en fonction de vos revenus, jusqu’à 45% de rabais fiscaux sur la prime versée dans votre police d’assurance.

Ici aussi l’acceptation de votre contrat d’assurance vie dépendra du bon vouloir du médecin de l’assureur. Un ennui de santé passé pourrait faire naître des réserves sur les suites d’une maladie ou d’un accident. La seule façon de savoir si vous pouvez être accepté et de demander.

Vous trouvez plus de détail sur le troisième pilier ici.

Assurance voyages, rapatriement

  • Où partez-vous à Pâques ?
  • Chez moi. J’hésite encore entre la cuisine et le salon…
  • Et cet été ?

Vos vacances de Pâques sont donc annulées et vous ne savez pas si vous pourrez partir comme prévu cet été.

Qu’en est-il des frais déboursés ? Les billets d’avion, la location de la voiture, l’hôtel, la maison de vacances… autant de frais ou d’acomptes engagés et potentiellement perdus à tout jamais.

Si en plus, l’agence de voyages venait à faire faillite…

Couvrir les frais d’annulation via une assurance prend ici tout son sens.

De plus, en contractant une telle assurance, vous ne vous poserez plus jamais la question de devoir ou non cocher l’option « frais d’annulation », souvent très chère, lorsque vous réserverez vos prochains billets.

Je recommande une protection complète et déconseille de se reposer sur les assurances des cartes de crédit ou sur les options prises au « coup par coup » pour un voyage. Les prix sont élevés pour des couvertures souvent très limitées.

Protection juridique

Votre employeur menace de vous licencier parce que vous ne trouvez pas une solution de garde pour vos enfants ? Un assureur refuse de vous indemniser une prestation due ? Votre agence de voyages ne veut pas vous rembourser l’acompte de votre prochain périple ?

Une protection juridique privée pourrait vous sortir de l’embarras. En plus de vous aider à obtenir réparation, de simples conseils en provenance de juristes pourraient vous permettre de voir plus clair dans une situation à laquelle vous ou votre famille êtes confrontés.

En temps normal, nous avons l’impression de payer dans le vide ces assurances. Cette année, certains d’entre nous auront la malchance de toutes les employer. S’assurer correctement est important pour protéger sa famille.

Faites appel à un conseiller financier qui analysera globalement votre situation afin d’empêcher les doublons et les dépenses inutiles. Cela vous évitera une sous assurance ou à contrario une sur assurance. Votre conseiller devrait être en mesure de vous présenter un comparatif neutre et indépendant ainsi que les potentiels avantages fiscaux liés à chaque formule.

cet article a été publié en primeur sur investir.ch