Quels documents administratifs conserver ?

Vous n’aimez pas l’administration ? Moi non plus ! 🙂 Chaque année, mes clients me demandent quels documents administratifs il est utile de conserver. C’est pourquoi je vous propose ici quelques clefs pour passer le moins de temps possible sur votre administration tout en restant efficace.

Par peur de détruire « LE » document, nous sommes effectivement nombreux à conserver tous les papiers reçus, allant jusqu’à les archiver par année.

Cette méthode, qui nécessite sans doute de la rigueur, permet, entre l’entrée dans la vie active et l’âge de la retraite, de cumuler 40 classeurs fédéraux (le fameux classeur archive) à raison d’un par an.

Notez qu’un classeur plein pèse environ 3.5 Kg. Ainsi, en 40 ans de vie active, nous accumulerions 140 Kg de papiers ! Et Selon les archivistes, il faut compter pour stocker ces 40 classeurs, 2.80 mètres linéaires (mesure officielle des archivistes) !

Savoir quoi conserver et quoi détruire n’est effectivement pas évident. Est-il utile de conserver autant de documents ? Je vous propose de vous exposer ma méthode qui pourrait vous être utile pour faire une diète de papier.

Trier à l’entrée

Globalement, je jette et recycle 😉 95% des courriers reçus à la maison. Une fois reçu, un document n’a que trois destinations possibles :

  • Prise de connaissance puis poubelle,
  • Prise de connaissance puis retour à l’expéditeur,
  • Prise de connaissance et archivage.

Tout comme les emails, je me désabonne systématiquement de tout ce qui ne m’est pas utile.

Le tri des documents à conserver

Un seul classeur m’est utile pour stocker les documents les plus importants.

Ce classeur est divisé grâce à des intercalaires mentionnant les principales catégories administratives.

Pour résumer, il serait préférable de conserver :

  • La prévoyance sociale regroupant :
    • Votre carte AVS,
    • Votre dernier certificat de la caisse de pension (2e pilier). Vous pouvez jeter les anciens. Si vous changez d’employeur, vérifiez que vos avoirs aient bien été transférés dans votre nouvelle caisse puis jetez l’historique,
    • Le dernier extrait de votre compte ou police de libre passage (si vous en avez un).
  • La prévoyance privée :
    • Vos polices d’assurances vie originale (3e pilier A et B),
    • Le dernier extrait de votre compte ou dépôt bancaire de 3e pilier A.
  • Vos polices d’assurances santé LAMal et complémentaires.
  • Vos polices d’assurances « choses » (RC, voiture, maison, protection juridique etc.).
  • Vos documents d’ouverture de compte bancaire et les accès e-banking (je jette TOUS les relevés bancaires hormis l’attestation fiscale du 31.12).
  • Votre bail à loyer ou votre contrat hypothécaire en cours.
  • Votre testament et/ou votre contrat de mariage.
  • J’ajoute les copies des pièces d’identité des membres de la famille, le livret de famille, le budget, les contacts importants, un récapitulatif des comptes bancaires et quelques contrats ou documents importants.

Notez que vous devriez idéalement conserver les conditions générales de vos polices d’assurances qui font légalement partie du contrat.

À priori, et sous réserve de spécificité propre à chacun, vous pourriez vous débarrasser de tout le reste. Si l’hiver est rigoureux, et à défaut de recyclage, un feu de cheminée peut être le bienvenu.

Les exceptions…

Ce serait trop beau s’il n’existait pas d’exception dans les documents à conserver.

C’est notamment le cas de votre administration préférée, j’ai nommé les impôts. Elle peut exiger que vous lui présentiez TOUS les documents jusqu’à 10 ans après la déclaration. Ici, j’utilise des pochettes cartonnées. Si votre déclaration est simple, avec peu de documents, préférez l’envoi par internet et l’archivage informatique.

Les propriétaires auront également un dossier ou un classeur spécifique pour chacun de leurs biens. Ma recommandation est d’archiver TOUTES les factures (notaire, expertises, frais d’agence, taxes et travaux). Les travaux apportant une plus-value à votre logement seront déductibles de la plus-value imposable lors de la vente. Les travaux de rénovation quant à eux seront déductibles de votre revenu imposable lors de l’année d’exécution. À condition d’avoir conservé les preuves…

J’anticipe vos questions !

Arrivé à ce stade, vous allez probablement souligner qu’il manque un tas de sujets non abordés. Voyons cela.

  • « J’ai perdu un document ! Que faire ? » : rien de plus simple. Appelez la compagnie ou l’administration responsable et demandez une copie.
  • Faut-il conserver les fiches de paye mensuelle ? Hormis si vous montez un dossier hypothécaire, quelle en est l’utilité ? Conservez plutôt le certificat de salaire annuel.
  • Les Bulletins de versements et les factures courantes (mensuelles) : sauf si j’en ai besoin pour les impôts ou pour refacturer / transmettre à quelqu’un : je jette. Grâce au paiement par internet, la trace est informatique et si j’ai oublié de payer, je recevrai un rappel de l’émetteur, rien de bien grave. Si finalement j’en ai besoin plus tard, je demande une copie de la facture.
  • Les factures non courantes comme les meubles, les bijoux, l’informatique… :  je les conserve comme preuve d’achat pour un assureur en cas de vol ou de destruction par exemple.

Quid de l’informatique pour conserver les documents ?

Jusqu’à maintenant je n’ai que peu parler d’informatique. Vous pourriez très bien tout archiver sur informatique et vous passer du papier. Le hic est que les polices d’assurance vie par exemple sont des « papiers valeurs » et ont un statut juridique propre (comme une action au porteur).

Il me semble dès lors plus pertinent d’archiver en papier et de faire un back-up informatique. C’est pourquoi je scan et j’archive mes documents sur informatique.

Décentraliser les polices d’assurances, les contacts importants et les pièces d’identité de la famille sur un serveur est aussi un choix pertinent (la boîte email ou un cloud sécurisé fait l’affaire. SecureSafe par exemple, avec son niveau de sécurité élevé et ses serveurs basés en Suisse me semble être une bonne solution – je n’ai pas de part dans cette entreprise). Vous aurez ainsi toujours accès à vos documents importants, aux quatre coins de la planète.

J’espère que ce régime express, efficace et sans frustration vous permettra d’alléger votre bibliothèque et votre esprit.

Votre feedback m’est utile. Dites-moi en commentaire si vous voyez d’autres éléments importants à prendre en considération.

Retraite et hallucination collective

Cette semaine, je suis tombé sur cet article hallucinant qui cite une étude de VZ, et relatant la confiance de la population dans l’avenir du système de retraite. Il en ressort notamment que « 54,4% des Suisses pensent que les rentes AVS seront dans vingt ans aussi sûres qu’aujourd’hui ». Je me demande, au vu des chiffres et de la démographie, comment autant de gens peuvent être certains de ce fait. Sommes-nous en présence d’une hallucination collective ?

L’avantage des chiffres est qu’ils ne mentent pas. Toutes les études montrent que les rentes de retraite vont sérieusement baisser à l’avenir. Le point le plus abracadabrantesque de cette étude est la confiance que mettent les citoyens dans le premier pilier (AVS). C’est pourtant la partie la plus à risque des trois piliers. Très loin devant le deuxième pilier. Les auteurs concluent que les citoyens sous-estiment largement le problème.

L’AVS, ce pot commun

Pour rappel, l’AVS est un système de répartition créée en 1948. Le but de cette assurance sociale est d’offrir le minimum vital à la retraite. Son financement était assuré jusqu’alors par les travailleurs cotisants. Depuis quelques années, la ponction sociale sur le salaire n’est plus suffisante et une grande partie (un tiers !) de l’impôt fédéral direct complète le trou. Nous pouvons ici nous demander jusqu’où les impôts devront satisfaire un rôle social dans la structure de prévoyance.

Le premier pilier s’apparente à un pot commun nourri par la population active et dans lequel se servent immédiatement les retraités. Il n’existe pas d’épargne individuelle ou collective ici. Lors de son instauration, la rente servie équivalait au maximum à une dizaine de pour cent de l’ancien revenu. Notons également que l’âge de la retraite était fixé à 65 ans et que l’espérance de vie était de 65 ans… Enfin, 10 travailleurs cotisaient pour financer un pensionné.

Effondrement démographique et hausse de l’espérance de vie

Aujourd’hui, et après de nombreuses modifications opérées par la génération du baby-boom, nous constatons que la rente maximum s’élève à 28’440.- par an, ce qui correspond à plus de 35% du salaire moyen helvétique (augmentation de 250%). L’âge de la retraite est quant à lui resté inchangé à 65 ans, mais l’espérance de vie a grimpé à 85 ans (+ 30%). Et surtout, un retraité ne voit que 3 travailleurs pour lui verser une pension (- 70%). Les actifs seront moins de 2 (!) dans dix ans, lorsque le dernier baby-boomer passera à la retraite. L’effondrement démographique est réel.

Donc même en cherchant bien, je ne vois pas où l’on peut placer de la confiance dans cette structure.

Relevons enfin que, tant en Suisse qu’en Europe, le développement des systèmes de retraite s’est accompagné de la forte croissance des trente glorieuses et d’un taux d’emploi élevé. Tout ceci n’est plus d’actualité sauf, peut-être, pour le chômage qui – en Suisse – reste faible en comparaison européenne.

Alors sauf si les gens interviewés ont un plan caché pour l’avenir, je ne vois pas comment l’AVS existera en l’état dans dix ans. Je ne parle même pas pour dans 20 ans…

Je vous renvoie à mon article sur le fonctionnement des trois piliers pour plus d’informations.

Quelles solutions ?

Si vous êtes actif, et que vous vous demandez comment préparer votre retraite, vous pourriez penser à épargner en troisième pilier, à racheter votre caisse de pension et surtout à construire votre patrimoine. Devenir propriétaire de votre résidence principale vous permettra également de faire des économies pendant longtemps. Ces dernières pourront être réinvesties.

Si vous êtes déjà retraité, vous disposez évidemment de moins de marge de manœuvre. Réfléchissez à long terme et ne tenez pas vos rentes comme acquises : les prestations du premier et du deuxième pilier pourraient se voir infliger des charges sociales dans le futur qui baisseront de facto vos revenus. Investir votre épargne ou vendre la maison familiale peuvent être des pistes.

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Passer sa retraite à l’étranger: les bonnes questions à se poser avant de faire ses valises [#2/2]

Chaque année, un nombre croissant de retraités suisses s’exilent sous le soleil plus clément d’un autre pays. En plus du climat favorable, les jeunes retraités pourront trouver, selon la destination, une fiscalité plus douce et un train de vie souvent plus élevé qu’en Suisse.

Après les considérations d’ordre plus général de la première partie de cet article, nous nous penchons dans cette seconde partie sur des aspects plus particulièrement financiers et administratifs.

Rappelons que, selon mes parents dont vous avez pu lire les conseils pratiques dans la première partie de cet article, les contraintes administratives demeurent les plus complexes à traiter.

Quelle fiscalité ?

Même si vous souhaitez rester «nomade», retenez que beaucoup de nations vous considéreront comme résident fiscal au-delà d’un certain nombre de jours sur place. Ce nombre, variable selon les endroits, est souvent fixé à 181 jours par an. Au-delà, le pays d’accueil peut vous demander de payer vos impôts sur place.

Ne croyez pas facilement pouvoir échapper aux impôts locaux. La France par exemple, a mis en place à Avignon une brigade spéciale qui contrôle les habitants étrangers dans le sud. Notez également qu’avec les nouvelles règles internationales pour lutter contre l’évasion fiscale, une grande partie des pays échangent de manière systématique des renseignements fiscaux et financiers sur leurs résidents. Vouloir dissimuler des revenus risque de vous coûter cher.

Le choix des possibles apparaît trop large pour effectuer ici une généralisation des conditions d’imposition. Selon la destination, vous pourriez payer un impôt sur l’ensemble de vos revenus globaux ou uniquement sur les revenus entrants dans le pays. Votre taxation pourrait également prendre la forme d’un forfait négocié avec le fisc, tout comme vous pourriez ne rien payer. Ici, vous devriez vérifier le niveau de fiscalité avant de prendre une décision.

Faites-vous accompagner et gardez une porte de sortie financière

Je vous recommande vivement de vous faire accompagner par un avocat-fiscaliste local ou par un comptable spécialisé dans ce type de démarche avant de partir. Vous devriez également établir un bilan patrimonial avec l’aide de votre conseiller financier. Être au clair avec votre fortune et vos revenus vous aidera.

Je vous conseille également de «laisser» votre fortune liquide en Suisse (portefeuille d’investissement). Vous apprécierez, pour votre patrimoine, la neutralité de notre pays, ainsi que ses lois et sa stabilité politique, monétaire et économique.

La progressivité fiscale et «sociale» de l’impôt (modèle équivalent à la Suisse dans beaucoup de pays européens) peut se révéler largement défavorable à partir d’un certain niveau de rentes (France versus Suisse par exemple). A contrario, un taux d’imposition fixe comme il est pratiqué à Malte peut s’avérer intéressant. Ce pays taxe à hauteur de 15% les revenus entrants sur son territoire et délaisse les recettes restantes à l’étranger, à la condition de déclarer 13’500 euros de pension étrangère par année, pour un couple.

Les biens immobiliers et les loyers qui en découlent se déclarent généralement dans le pays de localisation du dit bien. Ainsi, votre bien de rendement ou votre résidence restera taxé en Suisse. Même s’ils ne sont pas imposés deux fois, vous devriez annoncer vos profits immobiliers à l’administration fiscale de votre pays d’accueil afin qu’ils déterminent le montant et le taux de prélèvements.

En vous installant hors de Suisse, vous n’aurez probablement plus à payer l’impôt sur la fortune qui reste une spécificité suisse.

Suis-je le bienvenu (financièrement parlant) ?

Vous devrez généralement prouver que vous avez la possibilité de subvenir à vos besoins. Les pays exigent souvent de gagner plus que le revenu moyen local avec les rentes de retraite. Certains états réclament aux nouveaux résidents de faire entrer un certain capital sur place. La vigilance s’impose sur les sommes que vous introduirez dans le pays d’accueil, car, si l’entrée de fonds est facile, certains pays en limitent par la suite la sortie.

Un autre point, qui peut sembler anecdotique, est la possession d’une voiture sur place et l’obligation éventuelle de vous procurer un permis de conduire international ou local. Au Maroc par exemple, l’entrée d’un véhicule étranger sur le territoire est limitée à six mois dans la même année. Pour les nomades, cela peut suffire. Si vous devenez résident marocain, vous pourrez acheter une voiture locale, mais vous ne pourrez plus conduire un véhicule immatriculé à l’étranger. Et vous pouvez être résident tout en conservant votre résidence fiscale suisse… la logique administrative reste souvent kafkaïenne.

Acheter ou louer son logement ?

En passant votre retraite à l’étranger, vous devrez chercher à vous loger. Si l’approche nomade vous fait aisément choisir la location, vous vous poserez probablement la question de l’achat en tant que résident.

Acquérir un bien immobilier en Suisse n’est pas une sinécure. Alors à l’étranger… En plus de devoir maîtriser la langue et le droit local, vous devrez parfois vous accommoder de la corruption ou passer par un «homme de paille» pour acquérir votre propriété. Cela peut vite devenir compliqué.

Beaucoup de retraités vous diront de privilégier la location de votre logement à l’étranger. Entre des impôts fantaisistes sur les plus-values et la restriction de sortie des fonds, il est préférable de réfléchir à deux fois avant de procéder à un achat. En cas de successions, c’est aussi le droit local qui peut s’appliquer ! Se faire ponctionner une taxe de 50% de la valeur du bien peut grandement amputer un patrimoine.

Dans certains pays, louer une résidence n’est «pas possible». Par exemple, si vous souhaitiez profiter du climat de l’Amérique centrale en vous établissant au Panama, vous devriez obligatoirement acquérir une propriété immobilière avant d’obtenir le «visa retraité». Ce dernier vous donnera le droit à une fiscalité allégée.

Là encore, bénéficier des conseils d’un avocat local est préférable.

Aurai-je les moyens de revenir en Suisse ?

Partir à un coût… revenir aussi. C’est l’un des points à intégrer avant de tout quitter.

Si vous choisissez le nomadisme, c’est assez facile. Vous gardez votre logement en Suisse, vos assurances, votre abonnement de téléphone portable, votre voiture, etc. Finalement, vous ne partez qu’en vacances prolongées. Vos dépenses fixes suisses continuent d’exister et vous devrez «simplement» réévaluer votre budget voyages.

Vous devrez aussi trouver un moyen facile et peu onéreux pour payer vos dépenses courantes à l’étranger. Une carte prépayée comme Revolut, par exemple, pourrait vous y aider et vous permettre d’économiser en frais de change de devises. Vous devriez également vérifier que vous êtes au bénéfice d’une assurance voyage complète afin de vous protéger des surprises (avion raté, inondation, Fukushima…) ou de vous permettre d’être rapatrié en cas de maladie ou d’accident.

Pour les résidents, le «retour à la réalité» peut s’avérer plus difficile. En effet, après quelques années à profiter d’un train de vie confortable, revenir en Suisse pour perdre 20%, 30% ou plus de pouvoir d’achat n’est guère réjouissant. Lors de votre retour, vous devrez parfois prouver à l’administration fiscale suisse que vous vous êtes bien acquitté de vos impôts pendant la période passée à l’étranger. Cette question fiscale n’est vraiment pas à prendre à la légère.

Une bonne préparation est donc une étape essentielle d’une retraite réussie à l’étranger.

Cet article a été posté en tant qu’invité sur le site investir.ch dont je vous recommande vivement la lecture. Vous y trouverez de nombreuses analyses sur l’économie, l’immobilier ou encore la prévoyance dans notre pays.