Quels documents administratifs conserver ?

Vous n’aimez pas l’administration ? Moi non plus ! 🙂 Chaque année, mes clients me demandent quels documents administratifs il est utile de conserver. C’est pourquoi je vous propose ici quelques clefs pour passer le moins de temps possible sur votre administration tout en restant efficace.

Par peur de détruire « LE » document, nous sommes effectivement nombreux à conserver tous les papiers reçus, allant jusqu’à les archiver par année.

Cette méthode, qui nécessite sans doute de la rigueur, permet, entre l’entrée dans la vie active et l’âge de la retraite, de cumuler 40 classeurs fédéraux (le fameux classeur archive) à raison d’un par an.

Notez qu’un classeur plein pèse environ 3.5 Kg. Ainsi, en 40 ans de vie active, nous accumulerions 140 Kg de papiers ! Et Selon les archivistes, il faut compter pour stocker ces 40 classeurs, 2.80 mètres linéaires (mesure officielle des archivistes) !

Savoir quoi conserver et quoi détruire n’est effectivement pas évident. Est-il utile de conserver autant de documents ? Je vous propose de vous exposer ma méthode qui pourrait vous être utile pour faire une diète de papier.

Trier à l’entrée

Globalement, je jette et recycle 😉 95% des courriers reçus à la maison. Une fois reçu, un document n’a que trois destinations possibles :

  • Prise de connaissance puis poubelle,
  • Prise de connaissance puis retour à l’expéditeur,
  • Prise de connaissance et archivage.

Tout comme les emails, je me désabonne systématiquement de tout ce qui ne m’est pas utile.

Le tri des documents à conserver

Un seul classeur m’est utile pour stocker les documents les plus importants.

Ce classeur est divisé grâce à des intercalaires mentionnant les principales catégories administratives.

Pour résumer, il serait préférable de conserver :

  • La prévoyance sociale regroupant :
    • Votre carte AVS,
    • Votre dernier certificat de la caisse de pension (2e pilier). Vous pouvez jeter les anciens. Si vous changez d’employeur, vérifiez que vos avoirs aient bien été transférés dans votre nouvelle caisse puis jetez l’historique,
    • Le dernier extrait de votre compte ou police de libre passage (si vous en avez un).
  • La prévoyance privée :
    • Vos polices d’assurances vie originale (3e pilier A et B),
    • Le dernier extrait de votre compte ou dépôt bancaire de 3e pilier A.
  • Vos polices d’assurances santé LAMal et complémentaires.
  • Vos polices d’assurances « choses » (RC, voiture, maison, protection juridique etc.).
  • Vos documents d’ouverture de compte bancaire et les accès e-banking (je jette TOUS les relevés bancaires hormis l’attestation fiscale du 31.12).
  • Votre bail à loyer ou votre contrat hypothécaire en cours.
  • Votre testament et/ou votre contrat de mariage.
  • J’ajoute les copies des pièces d’identité des membres de la famille, le livret de famille, le budget, les contacts importants, un récapitulatif des comptes bancaires et quelques contrats ou documents importants.

Notez que vous devriez idéalement conserver les conditions générales de vos polices d’assurances qui font légalement partie du contrat.

À priori, et sous réserve de spécificité propre à chacun, vous pourriez vous débarrasser de tout le reste. Si l’hiver est rigoureux, et à défaut de recyclage, un feu de cheminée peut être le bienvenu.

Les exceptions…

Ce serait trop beau s’il n’existait pas d’exception dans les documents à conserver.

C’est notamment le cas de votre administration préférée, j’ai nommé les impôts. Elle peut exiger que vous lui présentiez TOUS les documents jusqu’à 10 ans après la déclaration. Ici, j’utilise des pochettes cartonnées. Si votre déclaration est simple, avec peu de documents, préférez l’envoi par internet et l’archivage informatique.

Les propriétaires auront également un dossier ou un classeur spécifique pour chacun de leurs biens. Ma recommandation est d’archiver TOUTES les factures (notaire, expertises, frais d’agence, taxes et travaux). Les travaux apportant une plus-value à votre logement seront déductibles de la plus-value imposable lors de la vente. Les travaux de rénovation quant à eux seront déductibles de votre revenu imposable lors de l’année d’exécution. À condition d’avoir conservé les preuves…

J’anticipe vos questions !

Arrivé à ce stade, vous allez probablement souligner qu’il manque un tas de sujets non abordés. Voyons cela.

  • « J’ai perdu un document ! Que faire ? » : rien de plus simple. Appelez la compagnie ou l’administration responsable et demandez une copie.
  • Faut-il conserver les fiches de paye mensuelle ? Hormis si vous montez un dossier hypothécaire, quelle en est l’utilité ? Conservez plutôt le certificat de salaire annuel.
  • Les Bulletins de versements et les factures courantes (mensuelles) : sauf si j’en ai besoin pour les impôts ou pour refacturer / transmettre à quelqu’un : je jette. Grâce au paiement par internet, la trace est informatique et si j’ai oublié de payer, je recevrai un rappel de l’émetteur, rien de bien grave. Si finalement j’en ai besoin plus tard, je demande une copie de la facture.
  • Les factures non courantes comme les meubles, les bijoux, l’informatique… :  je les conserve comme preuve d’achat pour un assureur en cas de vol ou de destruction par exemple.

Quid de l’informatique pour conserver les documents ?

Jusqu’à maintenant je n’ai que peu parler d’informatique. Vous pourriez très bien tout archiver sur informatique et vous passer du papier. Le hic est que les polices d’assurance vie par exemple sont des « papiers valeurs » et ont un statut juridique propre (comme une action au porteur).

Il me semble dès lors plus pertinent d’archiver en papier et de faire un back-up informatique. C’est pourquoi je scan et j’archive mes documents sur informatique.

Décentraliser les polices d’assurances, les contacts importants et les pièces d’identité de la famille sur un serveur est aussi un choix pertinent (la boîte email ou un cloud sécurisé fait l’affaire. SecureSafe par exemple, avec son niveau de sécurité élevé et ses serveurs basés en Suisse me semble être une bonne solution – je n’ai pas de part dans cette entreprise). Vous aurez ainsi toujours accès à vos documents importants, aux quatre coins de la planète.

J’espère que ce régime express, efficace et sans frustration vous permettra d’alléger votre bibliothèque et votre esprit.

Votre feedback m’est utile. Dites-moi en commentaire si vous voyez d’autres éléments importants à prendre en considération.

Passer sa retraite à l’étranger: les bonnes questions à se poser avant de faire ses valises [#2/2]

Chaque année, un nombre croissant de retraités suisses s’exilent sous le soleil plus clément d’un autre pays. En plus du climat favorable, les jeunes retraités pourront trouver, selon la destination, une fiscalité plus douce et un train de vie souvent plus élevé qu’en Suisse.

Après les considérations d’ordre plus général de la première partie de cet article, nous nous penchons dans cette seconde partie sur des aspects plus particulièrement financiers et administratifs.

Rappelons que, selon mes parents dont vous avez pu lire les conseils pratiques dans la première partie de cet article, les contraintes administratives demeurent les plus complexes à traiter.

Quelle fiscalité ?

Même si vous souhaitez rester «nomade», retenez que beaucoup de nations vous considéreront comme résident fiscal au-delà d’un certain nombre de jours sur place. Ce nombre, variable selon les endroits, est souvent fixé à 181 jours par an. Au-delà, le pays d’accueil peut vous demander de payer vos impôts sur place.

Ne croyez pas facilement pouvoir échapper aux impôts locaux. La France par exemple, a mis en place à Avignon une brigade spéciale qui contrôle les habitants étrangers dans le sud. Notez également qu’avec les nouvelles règles internationales pour lutter contre l’évasion fiscale, une grande partie des pays échangent de manière systématique des renseignements fiscaux et financiers sur leurs résidents. Vouloir dissimuler des revenus risque de vous coûter cher.

Le choix des possibles apparaît trop large pour effectuer ici une généralisation des conditions d’imposition. Selon la destination, vous pourriez payer un impôt sur l’ensemble de vos revenus globaux ou uniquement sur les revenus entrants dans le pays. Votre taxation pourrait également prendre la forme d’un forfait négocié avec le fisc, tout comme vous pourriez ne rien payer. Ici, vous devriez vérifier le niveau de fiscalité avant de prendre une décision.

Faites-vous accompagner et gardez une porte de sortie financière

Je vous recommande vivement de vous faire accompagner par un avocat-fiscaliste local ou par un comptable spécialisé dans ce type de démarche avant de partir. Vous devriez également établir un bilan patrimonial avec l’aide de votre conseiller financier. Être au clair avec votre fortune et vos revenus vous aidera.

Je vous conseille également de «laisser» votre fortune liquide en Suisse (portefeuille d’investissement). Vous apprécierez, pour votre patrimoine, la neutralité de notre pays, ainsi que ses lois et sa stabilité politique, monétaire et économique.

La progressivité fiscale et «sociale» de l’impôt (modèle équivalent à la Suisse dans beaucoup de pays européens) peut se révéler largement défavorable à partir d’un certain niveau de rentes (France versus Suisse par exemple). A contrario, un taux d’imposition fixe comme il est pratiqué à Malte peut s’avérer intéressant. Ce pays taxe à hauteur de 15% les revenus entrants sur son territoire et délaisse les recettes restantes à l’étranger, à la condition de déclarer 13’500 euros de pension étrangère par année, pour un couple.

Les biens immobiliers et les loyers qui en découlent se déclarent généralement dans le pays de localisation du dit bien. Ainsi, votre bien de rendement ou votre résidence restera taxé en Suisse. Même s’ils ne sont pas imposés deux fois, vous devriez annoncer vos profits immobiliers à l’administration fiscale de votre pays d’accueil afin qu’ils déterminent le montant et le taux de prélèvements.

En vous installant hors de Suisse, vous n’aurez probablement plus à payer l’impôt sur la fortune qui reste une spécificité suisse.

Suis-je le bienvenu (financièrement parlant) ?

Vous devrez généralement prouver que vous avez la possibilité de subvenir à vos besoins. Les pays exigent souvent de gagner plus que le revenu moyen local avec les rentes de retraite. Certains états réclament aux nouveaux résidents de faire entrer un certain capital sur place. La vigilance s’impose sur les sommes que vous introduirez dans le pays d’accueil, car, si l’entrée de fonds est facile, certains pays en limitent par la suite la sortie.

Un autre point, qui peut sembler anecdotique, est la possession d’une voiture sur place et l’obligation éventuelle de vous procurer un permis de conduire international ou local. Au Maroc par exemple, l’entrée d’un véhicule étranger sur le territoire est limitée à six mois dans la même année. Pour les nomades, cela peut suffire. Si vous devenez résident marocain, vous pourrez acheter une voiture locale, mais vous ne pourrez plus conduire un véhicule immatriculé à l’étranger. Et vous pouvez être résident tout en conservant votre résidence fiscale suisse… la logique administrative reste souvent kafkaïenne.

Acheter ou louer son logement ?

En passant votre retraite à l’étranger, vous devrez chercher à vous loger. Si l’approche nomade vous fait aisément choisir la location, vous vous poserez probablement la question de l’achat en tant que résident.

Acquérir un bien immobilier en Suisse n’est pas une sinécure. Alors à l’étranger… En plus de devoir maîtriser la langue et le droit local, vous devrez parfois vous accommoder de la corruption ou passer par un «homme de paille» pour acquérir votre propriété. Cela peut vite devenir compliqué.

Beaucoup de retraités vous diront de privilégier la location de votre logement à l’étranger. Entre des impôts fantaisistes sur les plus-values et la restriction de sortie des fonds, il est préférable de réfléchir à deux fois avant de procéder à un achat. En cas de successions, c’est aussi le droit local qui peut s’appliquer ! Se faire ponctionner une taxe de 50% de la valeur du bien peut grandement amputer un patrimoine.

Dans certains pays, louer une résidence n’est «pas possible». Par exemple, si vous souhaitiez profiter du climat de l’Amérique centrale en vous établissant au Panama, vous devriez obligatoirement acquérir une propriété immobilière avant d’obtenir le «visa retraité». Ce dernier vous donnera le droit à une fiscalité allégée.

Là encore, bénéficier des conseils d’un avocat local est préférable.

Aurai-je les moyens de revenir en Suisse ?

Partir à un coût… revenir aussi. C’est l’un des points à intégrer avant de tout quitter.

Si vous choisissez le nomadisme, c’est assez facile. Vous gardez votre logement en Suisse, vos assurances, votre abonnement de téléphone portable, votre voiture, etc. Finalement, vous ne partez qu’en vacances prolongées. Vos dépenses fixes suisses continuent d’exister et vous devrez «simplement» réévaluer votre budget voyages.

Vous devrez aussi trouver un moyen facile et peu onéreux pour payer vos dépenses courantes à l’étranger. Une carte prépayée comme Revolut, par exemple, pourrait vous y aider et vous permettre d’économiser en frais de change de devises. Vous devriez également vérifier que vous êtes au bénéfice d’une assurance voyage complète afin de vous protéger des surprises (avion raté, inondation, Fukushima…) ou de vous permettre d’être rapatrié en cas de maladie ou d’accident.

Pour les résidents, le «retour à la réalité» peut s’avérer plus difficile. En effet, après quelques années à profiter d’un train de vie confortable, revenir en Suisse pour perdre 20%, 30% ou plus de pouvoir d’achat n’est guère réjouissant. Lors de votre retour, vous devrez parfois prouver à l’administration fiscale suisse que vous vous êtes bien acquitté de vos impôts pendant la période passée à l’étranger. Cette question fiscale n’est vraiment pas à prendre à la légère.

Une bonne préparation est donc une étape essentielle d’une retraite réussie à l’étranger.

Cet article a été posté en tant qu’invité sur le site investir.ch dont je vous recommande vivement la lecture. Vous y trouverez de nombreuses analyses sur l’économie, l’immobilier ou encore la prévoyance dans notre pays.

Passer sa retraite à l’étranger : les bonnes questions à se poser avant de faire ses valises [#1/2]

Chaque année, un nombre croissant de retraités suisses s’exilent sous le soleil plus clément d’un autre pays. En plus du climat favorable, les jeunes retraités pourront trouver, selon la destination, une fiscalité plus douce et un train de vie souvent plus élevé qu’en Suisse.

Passer sa retraite à l’étranger n’est toutefois pas un projet à prendre à la légère. Impôts, santé, administration ou vie sociale sont autant de points à comprendre avant de partir. À quoi faut-il faire attention lorsque l’on passe sa retraite à l’étranger ? C’est ce que nous allons tenter d’éclaircir dans cet article. Pour m’aider dans cette tâche, j’ai notamment demandé à mes parents, qui ont résidé une partie de leur retraite dans un autre pays, de me partager leur expérience.

En pratique

Pour débuter cet article, je laisserai mon père partager ses conseils basés sur sa propre expérience.

 » Avant le départ, il faut absolument intégrer toutes les contraintes administratives et fiscales. Car une fois le processus enclenché, il sera difficile de revenir en arrière.

Je pense qu’il ne faut pas prendre la décision de quitter son pays sur un coup de tête et dans la précipitation. Même si l’on connait bien le pays dans lequel on souhaite partir définitivement, il me semble impératif de «tester» son projet.

C’est assez simple. Il suffit de louer un appartement ou une villa dans ce pays, de conserver sa résidence actuelle, et de vivre dans ce pays pendant quelques mois. Il faut y vivre, non pas comme un vacancier, mais comme un résident. Ceci permet de voir comment se déroule «la vie de tous les jours»… Ce que l’on mange, comment on s’approvisionne, quels rapports on entretient avec les autochtones, comment l’on sort, comment on s’insère — ou pas — dans la vie culturelle locale, avec qui et dans quels clubs on peut pratiquer son sport préféré… En bref si l’on est sûr de s’intégrer.

Quand on parle de retraite, on parle de personnes qui ont un certain âge. Il faut donc se faire une idée précise de la qualité des services de santé et si l’on a les moyens de se les offrir.

On peut aussi en profiter pour choisir sa ville ou son quartier de résidence. On peut rencontrer des personnes qui ont déjà une expérience de plusieurs années sur place et comment ils vivent au quotidien…

J’en connais qui ont tout vendu dans leur pays pour partir habiter ailleurs et qui après quelques années, par lassitude ou à cause de la maladie ont subitement eu envie de repartir. Si l’on en a les moyens, ce n’est pas un problème. Sinon ce peut être difficile à gérer, surtout si l’on a une petite pension. Beaucoup pensent que l’on vit mieux dans certains pays où le coût de la vie est bien inférieur. C’est vrai… mais le retour en arrière n’en est que plus difficile.

Il faut donc, quand on a pris la décision de partir, envisager son retour éventuel et prévoir à l’avance comment on le gérera. « 

Où partent les retraités suisses?

Selon l’OFAS, en 2016, près d’un tiers des rentiers au bénéfice de l’AVS vivaient à l’étranger. Les trois destinations favorites des jeunes retraités sont l’Italie, l’Allemagne et l’Espagne. Ces pays accueillent surtout leurs ressortissants qui, après une vie de labeur en Suisse, rentrent au pays. Les pensionnés de nationalité suisse privilégient quant à eux la France et l’Allemagne.

Il existe un fait intéressant ici. Le tiers des retraités au bénéfice d’une pension AVS sont établis hors de Suisse, mais cela ne correspond qu’à 13% des revenus totaux décaissés par l’AVS.

Regardons maintenant les points principaux, et non exhaustifs, à étudier avant de s’établir hors de la Confédération.

Projet nomade ou résident ?

Cette question n’est pas évidente, d’autant qu’elle va définir les prochaines années. La vision nomade peut se résumer à voyager plusieurs mois d’affilée tout en conservant sa résidence fiscale en Suisse. Elle s’oppose à celle du résident qui décide de s’implanter dans une autre contrée et d’y payer ses impôts.

Vous pouvez partir du principe que toute votre vie administrative sera déterminée par votre lieu de résidence fiscale. C’est la fiscalité qui vous attache à un pays et à son système. Bien plus que ses systèmes de santé ou de retraite. Sauf si vous êtes un GAFA… 🙂

Beaucoup de nations vous considèrent comme ressortissant imposable au-delà d’un certain nombre de jours sur place. Par exemple, Malte définit cette période à 90 jours et la France à 183 jours.

Sachant cela, il ne vous reste plus qu’à savoir à partir de combien de jours l’on vous considère comme résident fiscal dans la destination que vous convoitez.

Mon état de santé me permet-il de partir ?

L’une des dépenses qui augmente irrémédiablement avec l’âge est celle de la santé. Évaluer la qualité des structures de santé du pays d’accueil avant de s’y établir semble primordial. Vous devriez également considérer la qualité de la nourriture et la possibilité de faire du sport.

Dans une approche «nomade», et tant que vous n’êtes pas établi durablement dans un pays étranger, vous avez l’obligation de vous assurer auprès de la LAMal. Vous conserveriez également vos complémentaires.

L’assurance obligatoire (LAMal) couvrira vos factures en Union européenne à hauteur de ce qu’une personne locale percevrait. Pour le reste du monde, les frais remboursés ne pourront dépasser le double des coûts de votre canton de résidence. Ce remboursement suffit généralement, sauf en Amérique du Nord, où les contributions de soins peuvent dépasser ceux pratiqués en Suisse.

Vos assurances complémentaires (ambulatoire et hospitalisation) vous couvriront également en dehors de la Suisse. Prenez toutefois garde aux limites en temps ou en argent sur le paiement des prestations. Les traitements sont souvent plafonnés à 180 jours. Je vous invite à bien vous renseigner tant il existe de divergences d’un assureur à un autre.

Si vous souhaitez vous établir comme résident à l’étranger, vous devriez considérer deux éléments avant de choisir un pays d’accueil: l’état de son réseau de santé privé et public ainsi que les assurances maladie nécessaires pour pouvoir y vivre sereinement.

Si vous partez dans certains pays de l’Union européenne, comme la France, vous pourrez choisir une assurance suisse qui vous donnera la possibilité de vous faire soigner en Suisse ou dans votre région d’accueil. A contrario, si vous quittez l’Europe et devenez résident étranger, vous devrez conclure une assurance santé privée ou publique du pays d’accueil. En fonction de votre âge et de votre état de santé, vous courez le risque d’essuyer un refus de couverture partiel ou total.

De nombreuses études internationales reconnaissent le réseau de santé suisse comme l’un des plus efficaces au monde. Vous trouverez probablement un système équivalent en Europe. Pour le reste du monde, vos attentes vis-à-vis du système de soin risquent de différer de celles des locaux. Se laisser une porte de retour ouverte, en cas de besoin, me semble sécuritaire.

Enfin, si vous suivez un traitement médical récurrent, vous devriez vous assurer de pouvoir le continuer sans souci dans votre pays d’accueil. Les frais de santé peuvent vite grever votre train de vie.

Quelle vie sociale ?

L’ONU recense 197 États à travers le monde. De quoi trouver « chaussure à son pied » ! L’Asie du Sud-Est, avec la Thaïlande, les Philippines, ou l’Indonésie, est la région qui enregistre la plus forte progression de retraités suisses ces dernières années.

La gentillesse de la population, les structures efficaces, les avantages fiscaux, le climat, la sécurité, et le coût de la vie paraissent attrayants. Tout semble réuni pour passer des «vacances perpétuelles» de rêve.

Passer sa retraite à l’étranger nécessite aussi de penser à sa vie sociale. Les habitants ne parlent pas partout votre langue (ni vous la leur) et les coutumes diffèrent d’une région du monde à une autre. Cela peut donner un sentiment d’exclusion de la vie locale après seulement quelques mois. Ce qui paraissait comme agréable et exotique après quelques semaines de vacances peut vite devenir insupportable.

Découvrir après votre installation que des infrastructures sont défectueuses, que des niveaux de criminalité et de corruption sont plus forts qu’anticipés, ou encore que la solidarité de vos compatriotes expatriés ou le support fourni par votre ambassade ou consulat n’est pas au niveau de vos attentes, pourrait vous faire regretter votre choix… et vous coûter beaucoup d’argent en déménagement.

Quitter sa famille et ses amis est également une décision à ne pas prendre à la légère. À quelle fréquence les reverrez-vous ? Serez-vous et seront-ils à l’aise avec ces absences ? Prévoyez un budget pour les retours ponctuels.

Dans la seconde partie, nous aborderons certains aspects plus administratifs.

Cet article a été posté en tant qu’invité sur le site investir.ch dont je vous recommande vivement la lecture. Vous y trouverez de nombreuses analyses sur l’économie, l’immobilier ou encore la prévoyance dans notre pays.